Szabályok a protokoll rendezvényeken

Ilyen szabályok közé tartoznak a köszönési módok vagy, hogy ki jön be először. Olyan tanácsokat adunk most, amiket ha sikerül követni, akkor akár a királyi család is jöhet, akkor sem lesz kellemetlen meglepetés.

Az ültetési szabályok

A VIP vendégeknek (magas rangú meghívottak, állam-, kormányfő, diplomáciai képviselő) mindig az első sorokban a helyük. Viszont, hogy ezen belül pontosan hova üljenek és ki mellé, arról meg kell kérdezni az illetékes minisztérium Protokoll Osztályát.

A szervezés

Kizárólag professzionális szakemberrel ajánljuk a protokoll rendezvények megszervezését, vagy legalábbis velük való pontos konzultációt követően. A Horizont a legprofibb szakemberekkel végzik el az összetett feladatokat. A főbb sarokpontok, melyekre fokozott figyelemmel tekintsünk a szervezés során, a következők:

• Határidő
• Elérendő célok és a hozzájuk tartozó feladatok
• A költségkeret (a költséghatékonyságot is figyelembe véve)
• A rendezvényt fokozó értékek (kreatív megoldások, innovatív ötletek)

Bemutatás

A VIP vendégeket hivatalosan be kell mutatni minden protokoll rendezvény előtt. Fontos, hogy ez akkor történjen meg, mikor már mindenki elfoglalta a helyét, és csendesedik a terem. Külön figyelmet igényel, hogy a moderátor tökéletesen ejtse ki a neveket, mindig mondva hozzá a rangot, titulust.

Sajtó

Rendelkezzünk pontos adattal arról, hogy a sajtó hány fővel lesz jelen. Helyüket a sajtószínpadon kell biztosítani. Előre egyeztetni kell a különleges igényeket is. Médiaboxra biztos szükségük lesz, és fontos, hogy mindenkinek jusson csatorna. A sajtófal sem hiányozhat, és elhelyezése is lényeges. Kiemelt helyen, közel a színpadhoz, mégse zavaróan legyen elhelyezve. Körültekintőek legyünk, mert a legkisebb baki is óriásira duzzadhat, ami ha sajtónyilvánosságot kap, nem fog jót tenni.

Védett személy jelenléte egy rendezvényen

Ilyen esetben egyeztetés szükséges a TEK-kel. Ők minden fontos információt be fognak kérni. Legyünk együttműködőek velük!

Kiemelt tippek

• Fő tanács, hogy bízd profi rendezvényszervezőre a szervezést és lebonyolítást, hogy zavartalan legyen az esemény
• Olvass szakirodalmat a témában
• Az egész személyzetre vetítve ügyelni kell az udvarias magatartásra
• Ahol lehetnek váratlan helyzetek, ott lesznek is. Ne hagyd otthon a kreatív éned!
• Legyen terved pontos menetrenddel
• A megfelelő öltözék elengedhetetlen

Bár a cikkben csak a legszükségesebb területeket érintettük, de talán látható, sok mindenre oda kell figyelni protokolláris eseményeknél. Sok egyeztetés és teendő szükséges. Azt ajánljuk, keress fel időben szakembert, és bízd rá a feladatot!